Evaluation HAS : 5 conseils pour choisir son organisme autorisé

Laure Jouanin est la présidente du Cabinet Inaes | Conseil et évaluation des organisations de l'économie sociale (www.inaes.fr). Sociologue, consultante et évaluatrice des organisations de l'économie sociale, elle intervient depuis plus de vingt ans sur l'analyse organisationnelle, les méthodologies évaluatives, la mesure d'impact social, la qualité et la gestion des risques dans les établissements du secteur social et médico-social. Elle enseigne à l’Université de Montpellier, au Cesegh (Centre d’études supérieures et économie et
gestion hospitalière) sur les formations managériales et les cursus spécialisés en Qualité et Gestion des risques.

Céline Berthelot est manager de transition, intervenante en évaluation auprès d’organismes autorisés par la HAS. Depuis une vingtaine d’années, elle a une expérience terrain en direction d’ESSMS, en management d’équipes pluridisciplinaires du secteur médico-social dans les champs de la petite enfance, du handicap, des Ehpad.

1. S'assurer que cet organisme fait partie de la liste des 116 structures autorisées par l'HAS au 25 septembre 2023. Cette inscription atteste que l'organisme a franchi les premières étapes de l'accréditation Cofrac pour la norme ISO 17020 (inspection). Néanmoins, il peut ne pas être accrédité au final (seuls 2 organismes le sont au 25 septembre).
Il est donc recommandé d'insérer une clause sur ce risque dans le contrat avec l'organisme évaluateur. A lui de s'engager à compléter, la refaire en tout ou partie l'évaluation, ou la rembourser. Sachant que ce sont les autorités de tarification (ARS, Département) qui valident ou non le rapport d'évaluation de l'ESSMS au regard du cahier des charges de la HAS.

2. Vérifier la qualité, l'impartialité des deux évaluateurs (minimum) qui viendront évaluer votre ESSMS : en exigeant leur CV (pour vérifier leurs connaissances, compétences complémentaires entre eux), le fait qu'ils n'aient aucun lien avec votre structure depuis au moins 5 ans, en demandant leur parcours de formation au sein de l'organisme, la démarche d'évaluation/contrôle de leur travail par l'organisme accrédité (exigence de la norme ISO 17020).

3. Préparer le déroulé, le plan de la visite d'évaluation sur site. Il est recommandé qu'il précise le temps préalable (pour la découverte sur documents de la structure), des étapes de l'évaluation avec les trois habitants-traceurs (minimum), le temps de restitution chaque jour, le temps de restitution final.

4. Participer au choix des habitants-traceurs qui sont au minimum trois et maximum neuf (sans que la HAS ait défini de barème) sachant que les entretiens croisés avec chaque habitant puis les professionnels qui l'accompagnent vont durer environ 2h30. C'est l'ESSMS qui fait le choix des habitants-traceurs. Il faut préparer le double du nombre prévu et obtenir leur consentement éclairé, expliquer la démarche d'évaluation. Une fois sur site, ce sont les évaluateurs qui choisissent les trois habitants-traceurs (minimum) parmi les six (minimum) repérés par l'établissement. Les habitants choisis doivent représenter les différentes populations accompagnées dans l'ESSMS (Pasa, UHR, hébergement temporaire). Aux organismes évaluateurs de former leurs évaluateurs pour qu'ils sachent mener des entretiens adaptés aux personnes, tout en cherchant à répondre aux différents critères attendus par la HAS.

5. Préparer les équipes à l'évaluation, à la cotation qui sera étayée par l'évaluateur par les entretiens, les observations, les éléments de preuve fournis. Il est recommandé de lever les craintes, les inquiétudes, en menant une ou plusieurs autoévaluations avec les équipes pour identifier les points forts et à améliorer, réfléchir aux plans d'action associés.
L'ouverture d'une fiche critère en cas de note non conforme sur des critères obligatoires n'est pas rédhibitoire pour le maintien de l'autorisation de l'ESSMS. L'enjeu est la présentation de la prise de conscience des écarts et du plan d'actions pour y remédier, avec un calendrier associé.