Qualité & management
La HAS ouvre la plateforme Synaé pour booster les auto-évaluations avant les évaluations externes
Lors d'un webinaire ce 9 mai, Véronique Ghadi, directrice de la qualité de l’accompagnement social et médico-social, Sandra Grimaldi, responsable du service évaluation des ESMS et Christian Saoult, membre du collège de la HAS et président de la Commission sociale et médico-sociale (CSMS), ont présenté l’histoire du dispositif, ses étapes de fabrication, les outils mis en ligne. Ainsi la plateforme Synaé est maintenant accessible à toutes les structures pour qu’elles découvrent les critères qui leur sont attribués. Des fiches par critère doivent aider à appréhender les auto-évaluations avant les évaluations externes, dont le calendrier sera fixé en octobre par les autorités de tarification (hormis pour les structures autorisées en 2008/2009 qui seront évaluées dès 2023). Retour sur la webconférence et zoom sur les 18 critères impératifs avant un webinaire agevillagepro + le 25 septembre à 12h pour vous aider à choisir votre organisme certificateur.
Qui pour piloter la démarche sur la plateforme : Synaé (non interopérable avec les logiciels qualité) ?
Nul doute que le lien vers la plateforme Synaé va vite s’insérer dans les « favoris » des acteurs du médico-social.
Les comités de direction vont découvrir les critères qui sont attribués à leur structure et les fiches critères avec les éléments de preuve attendus.
« Synaé n’est pas interopérable avec les logiciels de démarche qualité mais des extractions Excel sont possibles vers ces logiciels. Pas l’inverse » expliquent Véronique Ghadi et Sandra Grimaldi.
« L’interopérabilité est sport de combat », poursuit Christian Saoult.
Un sport qui n’est pas gagné aujourd’hui pour les professionnels des ESMS.
Rappelons-le, ils n’ont pas ou peu de poste de qualiticien ou responsable qualité financés pour structurer les éléments de preuve critère par critère, leur suivi et évaluations (audits) dans une démarche d’amélioration continue avec son plan d’actions.
Il va en falloir des compétences de qualité pour structurer tous les éléments de la revue documentaire, apprendre à réaliser les observations et les entretiens organisés autour de 3 modes :
- l’accompagné traceur (Chapitre 1/La personne) : l’évaluation du parcours de vie dans l’ESSMS, des caractéristiques de l’accompagnement de trois personnes minimum (sur six présentées) au profil représentatif, avec leur représentant légal le cas échéant. Ces évaluations seront croisées avec l’interview des professionnels qui mettent en œuvre ce parcours.
Christian Saoult insiste sur le fait que toute personne accompagnée, même très diminuée, désorientée peut donner son avis sur son vécu. C’est un positionnement clé de la démarche d’évaluation choisie par la HAS.
- Le traceur ciblé (Chapitre 2 / Les professionnels) : l’évaluation de circuits au sein de l’ESSMS.
- L’audit système (Chapitre 3 / l’ESSMS et sa gouvernance).
Pour répondre à l’objectif 3.10 (L’ESSMS définit et déploie sa démarche d’amélioration continue de la qualité et gestion des risques), Véronique Ghadi rappelle que les labellisations et certifications sont complémentaires. « Elles ont le même but d’amélioration continue de la qualité des prestations auprès des personnes et de qualité de vie au travail ».
Par ailleurs, un guide d’entretien sera particulièrement destiné aux membres du CVS.
Si elle n’est pas obligatoire, Véronique Ghadi et Sandra Grimaldi encouragent la réalisation d’auto-évaluations annuelles pour s’entraîner, impulser une démarche collective et participative avec les personnes accompagnées. L’auto-évaluation annuelle prépare à l’évaluation externe et permet de mieux comprendre les attendus du référentiel pour repérer axes de progrès et les actions d’amélioration continue.
Rappelons que le rythme des évaluations externes a changé : il est maintenant sur un rythme de 5 ans à partir d’un calendrier fixé en octobre par les autorités de l’ESMS hormis pour les ESMS autorisés en 2008/2009 qui seront évalués au premier semestre 2023.
Dès que leur calendrier sera connu, les ESMS vont lancer un appel d’offre pour choisir leur organisme d’évaluation qui devra répondre au cahier des charges qui vient d’être fixé (décret du 28 avril 2022).
« Chaque critère a été explicité avec les exemples d’éléments de preuve attendus » explique Sandra Grimaldi. Ils dépendent de chaque ESMS. Leur cotation est de 1 à 5. « Pour les critères impératifs : la note ne pourra descendre en dessous de 4 avec un plan d’action associé ». Ils concernent notamment les droits des personnes accompagnées, l’exploitation des éléments indésirables, plaintes et réclamations, la prévention de la maltraitance, le circuit du médicament.
Qui donc au sein des ESSMS dont nombres de postes restent vacants pour structurer et mettre en œuvre :
- La préparation des évaluations : planifier, préparer grilles, critères par cible ;
- Le recueil des données : les entretiens auprès des personnes, l’analyse des documents, les observations ;
- La synthèse pour repérer les axes de progrès et aussi valoriser les pratiques ;
- Le plan d’actions priorisées, leur communication auprès des instances internes, CVS.
« Le référentiel est fixé pour 5 ans », concluent Véronique Ghadi et Sandra Grimaldi. « Des ajustements (formulations) pourront être apportés à la marge durant ces 5 années, sachant qu’au fil du temps, il évoluera. »
La Haute Autorité de santé prévoit la création probable de fiches pratiques supplémentaires en sus de la foire aux questions (FAQ).
Tous les ESSMS ont l’obligation d’une évaluation externe pour maintenir leur autorisation. Ils peuvent se rapprocher (SSIAD + Ehpad). Les structures expérimentales doivent elles s’évaluer dans le cadre de leur projet. Elles ne relèvent pas de l’obligation d’évaluation HAS.
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